POLÍTICA DE TRATAMIENTO UBICAYÁ
De conformidad por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 Ley de
Protección de Datos se emite la presente Política de Privacidad en los
siguientes términos:
RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES
La persona jurídica responsable de sus datos personales y por
tanto de la base de datos en la cual se encuentren ubicados los mismos
es UbicaYá.
Para efectos de la presente Política de Tratamiento, “UbicaYá”
ha designado como Responsable de la atención de peticiones, consulta y
reclamos a la oficina administrativa con domicilio en Cra 17 No. 13-12 Of. 810 Bucaramanga, para la atención de requerimientos
relacionados con usuarios, al Área de Gestión Humana para atención de
solicitudes relacionadas con los colaboradores y al Área de Compras los
relacionados con proveedores.
INFORMACIÓN RECOPILADA
Datos personales recopilados por medio del Contrato celebrado
entre usted como usuario, trabajador, contratista o proveedor y UbicaYá. Para ello, deberá suministrar de manera voluntaria y libre, sus
datos ciertos, no sensibles de identificación personal, como son:
nombre, apellidos, identificación, teléfono, dirección física y
electrónica y demás datos necesarios que le sean solicitados al momento
de contratar cualquiera de nuestros servicios o celebrar cualquier tipo
de contrato y datos que puedan ser recolectados durante la ejecución de
los mismos.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD
Los datos recopilados por UbicaYá serán tratados con el grado
de protección adecuado exigido por la Ley y en este sentido el
responsable del tratamiento se compromete a tratar los datos con la
finalidad exclusiva para la que fueron recolectados. UbicaYá recopila
datos de sus usuarios con los siguientes fines.
- Identificarlo como usuario de nuestros servicios y adelantar las gestiones necesarias para su mejor prestación.
- Ofrecerle información relacionada con nuestros productos,
servicios, ofertas, promociones, alianzas, concursos, contenidos, así
como los de nuestras compañías vinculadas.
- Envío de información correspondiente al estado cuenta.
- Contactar al usuario para agendamiento de visitas propias de la prestación del servicio.
- Informar sobre nuevos productos o servicios relacionados con el o los contratado(s) o adquirido(s).
- Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios.
- Evaluar la calidad del servicio.
- Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
- Intercambio de información con otros proveedores para prevención y control del fraude
- Creación Perfil Interactivo y/o Página Web.
- Fines comerciales y promocionales por parte de UbicaYá y sus aliados.
- Consultar, reportar, procesar, solicitar y divulgar a la
Centrales de Información Financiera que administra la Asociación
Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia, o a cualquier otra
entidad que maneje o administre bases de datos con los mismos fines,
toda la información referente a su comportamiento comercial.
UbicaYá recopila datos de sus trabajadores, colaboradores, contratistas y proveedores con los siguientes fines:
- Cumplir la legislación.
- Ejecutar y cumplir los contratos.
- Respaldar la selección de candidatos, la formación y la promoción del personal.
- Control de calidad de los servicios prestados por UbicaYá.
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO
- Principio de legalidad: El tratamiento que se da a los datos personales está ajustado a los parámetros establecidos por Ley.
- Principio de finalidad: Los datos personales objeto de
tratamiento por parte de UbicaYá serán utilizados únicamente con los
fines anteriormente descritos.
- Principio de transparencia: El Responsable del Tratamiento
garantiza los Derechos del titular en cualquier momento y sin
restricciones de esta manera es de gran importancia informar claramente
los datos que son recolectados y el tratamiento de los mismos.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento
por parte de UbicaYá cuenta con las medidas exigidas por la Ley según
la calidad del dato y a fin de evitar su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que
intervienen en el Tratamiento de datos personales se encuentran
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después
de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos
personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades
autorizadas por la Ley o por el titular de los datos.
MEDIDAS DE SEGURIDAD
Las medidas de seguridad adoptadas por UbicaYá se ajustan a
las medidas de seguridad de la información con el fin de evitar, acceso
no autorizado, utilización, modificación o perdida de los datos
personales previstas en la ley. Todas las bases de datos, propiedad de
UbicaYá sin importar la calidad del dato cuentan con las medidas de
seguridad básicas dichas medidas se incrementen según la calidad del
dato.
DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
Usted como titular de los datos recolectados por UbicaYá puede hacer uso de los siguientes derechos:
- Derecho de Acceso: Es el derecho que tiene toda persona para
conocer si datos sus datos personales están siendo objeto de
tratamiento, se encuentran incluidos en la base de datos, que finalidad y
origen tienen estos, así como las cesiones realizadas o previstas a
terceros. Para ejercer su derecho podrá presentar una solicitud ante el
Responsable del Tratamiento o por medio de los canales de contacto ya
especificados.
Es importante resaltar que usted podrá consultar de
forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario
y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de
Tratamiento de la información. Cuando la consulta se realice más de una
vez cada mes UbicaYá como propietario de la base de datos podrá cobrar
los gastos de envío, reproducción y si se requiere certificación de
documentos
- Derecho de Actualización y Rectificación: Es el derecho que
tiene usted como titular de los datos para que se actualicen y corrijan
los datos personales que se encuentran en las bases de datos propiedad
de UbicaYá, cuando estos hayan cambiado o cuando exista un error, sean
inexactos o incompletos. Para ello igualmente se debe presentar una
solicitud de información que debe contener, adicionalmente a lo señalado
en el punto anterior sobre el acceso a datos personales, las
modificaciones a realizarse y aportar la documentación que sustente su
petición.
- Derecho de Supresión: Es el derecho que usted como usuario
tiene para que se supriman sus datos personales en las bases de datos
propiedad de UbicaYá, en los siguiente casos: (i) cuando el tratamiento
de los mismos no se ajuste a lo dispuesto por la Ley de Protección de
Datos (Ley 1581 de 2012) siempre y cuando la Superintendencia de
Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el
Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al
ordenamiento y (ii) en virtud de la solicitud libre y voluntaria del
Titular del dato, siempre y cuando no exista una obligación legal o
contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en la referida
base de datos.
La supresión da lugar al bloqueo de sus datos, esto
quiere decir que los datos se conservan únicamente a disposición de
autoridades competentes, con fines de seguridad y para atender las
posibles responsabilidades nacidas del tratamiento
- Presentación de quejas: Como titular de los datos personales
tiene derecho de presentar ante la Superintendencia de Industria y
Comercio quejas por infracciones asociadas al uso de sus datos
personales, siempre y cuando haya agotado el trámite de consulta o
reclamo ante UbicaYá.
DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
El responsable y los encargados del tratamiento deben cumplir
con las siguientes disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, Ley
de Protección de Datos personales.
Responsable del Tratamiento
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la
presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el
Titular;
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la
recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización
otorgada;
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento;
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado
del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible;
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al
Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que
previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias
para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso,
únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de
conformidad con lo previsto en la presente ley;
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el
respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información
del Titular;
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para
garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial,
para la atención de consultas y reclamos;
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada
información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se
haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite
respectivo;
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se
presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Encargados del tratamiento
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento;
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
- Actualizar la información reportada por los Responsables del
Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su
recibo;
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para
garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la
atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
- Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;
- Insertar en la base de datos la leyenda "información en
discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad
competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del
dato personal;
- Abstenerse de circular información que esté siendo
controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la
Superintendencia de Industria y Comercio;
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando
se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos
en la administración de la información de los Titulares;
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de
Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma
persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para
cada uno.
ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS, Y PROCEDIMIENTO
Señor Usuario si usted desea hacer uso de los derechos que le asisten puede hacerlo por los siguientes medios:
- Comunicación remitida al Responsable de la atención de
peticiones de UbicaYá en la Sede Administrativa Cra 17 No.13-12 Of. 810 en Bucaramanga – Santander.
- A través del correo [email protected].
- A través del sistema de soporte del portal www.ubicaya.com.
- Con nuestra línea de atención 3183733931.
El procedimiento para la atención de la respectiva PQR será el previsto en la Resolución CRC 3066 de 2011.
Señor trabajador, contratista o proveedor si usted desea hacer
uso de los derechos que le asisten puede hacerlo mediante comunicación
remitida a los Responsables ya establecidos en las presentes políticas
de la atención de peticiones, consultas y reclamos de UbicaYá en la
Sede Administrativa calle 17 No. 8-08 Barrio Carvajal en Sabana de
Torres –Santander. El procedimiento de atención de la respectiva
petición será el previsto en artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
APLICACIÓN
Nuestras políticas de privacidad se aplican a todas las bases de datos propiedad de UbicaYá.
VIGENCIA
Las Políticas de Tratamiento aquí establecidas entran en vigencia el día su publicación en página web.
Las Bases de datos estarán vigentes durante el tiempo en que UbicaYá, desarrolle su objeto social.
Para mayor información relacionada con las disposiciones
legales de protección de datos, y aquellas relacionadas con los
procedimientos de reclamo respecto de las mismas, le sugerimos visitar
la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio
(www.sic.gov.co).
UbicaYá se reserva el derecho a modificar las Políticas de
Tratamiento en cualquier momento. Toda modificación será comunicada
oportunamente a los titulares de los datos personales; entrará en
vigencia y tendrá efectos frente a los clientes desde su publicación en
el canal correspondiente.
Fecha de actualización: Febrero 13, 2018
28
28